Sobre la participación y representación 7: en la sociedad y las organizaciones
Por Francisco Martínez Alas. (2010)
4 Participación representativa en grupos institucionales
En este capítulo voy a tratar acerca la participación en el entorno institucional, y más específicamente en los grupos que adoptan la figura de concejos, juntas o comisiones; y también en los equipos de consulta o asesoría que se conforman selectivamente con ciertos funcionarios, empleado o mienbros de una organización, o se contratan de otras organizaciones cuando son externos a la entidad.
A) El rol de los miembros y del vocero: Toda organización privada o pública, con o sin fines de lucro, de cualquier sector económico o de la sociedad civil, sea de carácter relativamente permanente o con una finalidad temporal específica, tiene miembros, asociados, empleados, voluntarios, adherentes, públicos y distintos niveles de autoridad interna. Cada uno de tales miembros, a veces individualmente y a veces en grupos para un objetivo u operación particular, tienen un papel que desempeñar, con sus correspondientes derechos y deberes, así como responsabilidades y funciones. Participan de ese modo siendo parte del engranaje y del organismo institucional; porque no sólo se participa teniendo u obteniendo facultad de decidir y actuar de cierta manera, sino también teniendo la potestad de hacer y concurrir en un sistema de colaboración y cooperación en el cual cada quien tiene su posición y actuación. Y es así como tales miembros actúan cotidianamente desde sus posiciones laborales o desde sus roles técnicos o de gestión, producen y usan información, toman decisiones y actúan en consecuencia, participando así en la operación y funcionamiento de las organizaciones, y en la producción y provisión de sus productos y servicios. Sin el trabajo, la voluntad, la integridad y la iniciativa de tales miembros ninguna organización puede alcanzar sus objetivos institucionales y productivos. Pero, si bien todos participan en sus respectivos roles, no todos pueden actuar en representación de toda la organización, una unidad funcional, o un grupo de trabajo, sea para comunicarse ante un público, tomar ciertas decisiones o realizar ciertos contratos o convenios. Por ello, la organización se comunica por medio de ciertos instrumentos y autoriza a algunas personas para hablar o declarar en nombre de ella o de una parte de ella. Y por ello mismo, se censura o castiga a aquella persona que dice algo en público que va en detrimento de la verdad, de la seguridad, de la lealtad, de la facultad, y de la personalidad de una entidad.
Miembros de una entidad.- Ya se mencionó que los miembros, en su calidad de empleados o contratistas de una organización, participan de y en una organización siendo parte y desempeñando una función acorde a la o a las posiciones que ocupan en la estructura formal; y también, en la estructura informal de la misma. Los empleados y todos los actores miembros de una entidad, participan de la misma y en la misma porque hacen la parte que les corresponde, lo que les hace parte del esfuerzo y compromiso común que requiere cada organización. Si bien, la esfera de su facultad para tomar decisiones es más reducida y menos abierta que la de otros, por ejemplo, la de aquellos que son responsables por la actividad y el desempeño de varias personas en una unidad administrativa, en un programa, o en un proyecto en ejecución.
La estructura formal de una organización establece niveles jerárquicos, flujos de trabajo y comunicación, y crea compartimientos de poder y de funciones. Cada compartimiento suele tener una figura y posición de autoridad formal, quien –en lo que se refiere al asunto de la participación- tiene la obligación de hacer participar a los subalternos mediante el cumplimiento de sus respectivas tareas, y debe tener la capacidad de posibilitar la participación de los empleados mediante la creación de innovación, ideas y soluciones. Además, entre las atribuciones de un jefe de unidad, está la de efectuar un monitoreo y evaluación constantes del desempeño de su unidad, y la de transmitir y trasladar la contribución de cada uno de los empleados que tiene a su cargo o trabajan con él o ella (según desde donde se mire) al tanque de conocimiento corporativo, de buenas prácticas y al acervo de políticas institucionales. En cualquier unidad administrativa, el trabajo que se realiza siempre es tarea y responsabilidad de equipo, en donde no sólo cada quien hace su parte, sino que también hace aquello que no es posible hacer individualmente, porque éso no es un todo que se puede desarmar y partir, sino un compuesto integrado y orgánico.
Un papel importante en toda esta estructura de poder, participación y representación, lo desempeñan la oficinas o unidades organizacionales de comunicación y relaciones públicas por un lado; y por otro, todas aquellas otras personas y equipos que, gracias a la labor que ejecutan como trabajadores del conocimiento, contribuyen a la creación y diseminación de conocimiento dentro y fuera de la organización. Las primeras son importantes porque una de sus funciones es la transmisión en diferentes direcciones de contenidos que pueden incidir en los procesos de participación organizacional y por ende la consecución de sus fines; y también, mediante la elaboración de diagnósticos, investigaciones y el diseño de planes de comunicación interna recoger ciertas expectativas y necesidades que pueden contribuir, comunicacional y operativamente, a que los miembros participen más en la cultura de las empresas y en la interiorización de sus políticas; así como integrar los conocimientos corporativos a diferentes clases de repositorios documentales, bases de conocimiento, sistemas de intercambio y flujos de trabajo, con lo cual también se efectúan procesos de participación y cooperación.
Miembros de un grupo directivo.- En las organizaciones más complejas o de mayor tamaño siempre existen diversos grupos que toman decisiones colegiadas, colectivas o consensuadas acerca de tales organizaciones, sus procedimientos, y acerca de asuntos particulares que atañen al resto de los miembros o empleados de la misma organización, o con respecto a grupos de beneficiarios o de públicos externos a ella. Estos grupos adoptan típicamente la figura de una junta directiva, junta de directores, concejo superior, o junta de jefes o de líderes. Se dice de tales grupos que son directivos, porque toman decisiones que afectan y guían a toda la organización, y además sus disposiciones son órdenes o reglas que los demás deben acatar y seguir. Sus decisiones se basan o se deben basar en informes y reportes que reciben de otros líderes, empleados de apoyo clave, trabajadores del conocimiento, asesores y consultores internos o externos, o de propuestas de asociaciones de empleados o sindicatos de trabajadores; y por eso vienen a ser importantes si se habla de la participación dentro de las instituciones de cualquier tipo: porque pueden hacer posible y efectiva tal participación al recoger, transmitir y realizar las expectativas y necesidades de otros. La información que manejan y les sirve de apoyo para tomar las decisiones y los acuerdos que toman, proviene de fuentes internas tanto como de algunas externas a la organización, y tal información puede referirse tanto a la organización, como a su sector o a algún aspecto del entorno en general.
Ahora, es preciso mencionar algo acerca de los miembros de estas instancias. Las personas que componen los grupos directivos provienen de tres bases: uno, debido al puesto o posición de mando que ocupan en una organización de cualquier clase, y según el grado y alcance de responsabilidad que tienen, se ven en la obligación de pertenecer a tales; dos, cuando cada miembro es elegido o admitido, uno a uno, después de un proceso de selección normado y consensuado, ya sea para aumentar una silla en la junta o para relevar a un miembro saliente de la misma; y tres, cuando la instancia se instala para una finalidad concreta y probablemente temporal, y entonces el grupo de miembros son electos en grupo, conforme a los criterios y desde los conjuntos o sectores con liderazgo, que la circunstancia exija. De cualquier manera, la participación dentro de una junta directiva será efectiva y legítima si se siguen todos los procedimientos necesarios que sirven para garantizar aquella durante los procesos y negociaciones que involucra llegar a un acuerdo, a una decisión colectiva cuyas consecuencias afectarán de un modo u otro a muchas personas.
Miembros de un grupo asesor o consultor.- Una instancia diferente de la anterior, en su naturaleza y funciones, son los grupos de asesores o consultores cuyo trabajo consiste en asistir a una persona o un grupo, una empresa o un programa específicos. Los asesores o consultores, normalmente, son agentes externos a las organizaciones, y se les contrata para indagar, observar, investigar, o analizar la situación presente, los antecedentes a tal situación, y hacer diagnósticos o análisis, presentar recomendaciones o proponer cambios o remedios, así como sugerir prospectivas y estrategias para el futuro. Tales personas regularmente se dedican a eso, como personas y profesionales independientes, o agrupados bajo una denominación corporativa. Se les contrata directamente basándose en su prestigio y por la presencia que han logrado gracias a la publicidad, o a la publicity en diversos medios. O también por medio de su participación como oferentes en proceso de licitación privada o pública, mediante invitación o por competencia en oposiciones. Su vinculación con la noción y actividad de la participación consiste en el hecho de que durante el ejercicio de su actividad como consultores para una organización, deben tomar en cuenta las necesidades y expectativas, visiones y opiniones, tanto de sus clientes y representantes de los mismos, como de los empleados de las organizaciones en las que se encuentren operando, especialmente de aquellos que les sirven como contrapartes e informantes; ya que sus diagnósticos, apreciaciones, comentarios, valoraciones y recomendaciones les afectarán de una manera u otra. Su dictamen representa o debe representar la integración –y no la simple sumatoria- de consultas, observaciones, evaluaciones recogidas en el proceso, en conjunto con los respectivos análisis e interpretación, que cada uno de los miembros del equipo de trabajo elabora siguiendo tanto sus criterios técnicos y como su enfoque predilecto, a los que se debe agregar las expectativas del cliente, usuarios y miembros a los que se ha hecho participar en un proceso de consultoría.
Por otra parte, dentro del mismo grupo o equipo de trabajo, aparece también la participación y puede llegar a desempeñar un papel sinergético. Ello porque tal grupo constituye una comunidad de práctica o un grupo de interés, en el cual se deben integrar y coordinar un conjunto de competencias, habilidades, formaciones, perspectivas, así como experiencias de trabajo, de vivencia, de diversión y de afrontación de conflictos, que sumadas, constituyen un capital humano e intelectual en un nivel superior al potencial individual, que solo mediante los actos de expresar, conversar, discutir, criticar, negociar y conceder se puede alcanzar y consolidar. Solo al compartir e integrar las experiencias y los diversos enfoques desde distintas profesiones y formaciones teóricas y académicas se logra contribuir con una opinión autorizada y una recomendación confiable.
Por Francisco Martínez Alas. (2010)
4 Participación representativa en grupos institucionales
En este capítulo voy a tratar acerca la participación en el entorno institucional, y más específicamente en los grupos que adoptan la figura de concejos, juntas o comisiones; y también en los equipos de consulta o asesoría que se conforman selectivamente con ciertos funcionarios, empleado o mienbros de una organización, o se contratan de otras organizaciones cuando son externos a la entidad.
A) El rol de los miembros y del vocero: Toda organización privada o pública, con o sin fines de lucro, de cualquier sector económico o de la sociedad civil, sea de carácter relativamente permanente o con una finalidad temporal específica, tiene miembros, asociados, empleados, voluntarios, adherentes, públicos y distintos niveles de autoridad interna. Cada uno de tales miembros, a veces individualmente y a veces en grupos para un objetivo u operación particular, tienen un papel que desempeñar, con sus correspondientes derechos y deberes, así como responsabilidades y funciones. Participan de ese modo siendo parte del engranaje y del organismo institucional; porque no sólo se participa teniendo u obteniendo facultad de decidir y actuar de cierta manera, sino también teniendo la potestad de hacer y concurrir en un sistema de colaboración y cooperación en el cual cada quien tiene su posición y actuación. Y es así como tales miembros actúan cotidianamente desde sus posiciones laborales o desde sus roles técnicos o de gestión, producen y usan información, toman decisiones y actúan en consecuencia, participando así en la operación y funcionamiento de las organizaciones, y en la producción y provisión de sus productos y servicios. Sin el trabajo, la voluntad, la integridad y la iniciativa de tales miembros ninguna organización puede alcanzar sus objetivos institucionales y productivos. Pero, si bien todos participan en sus respectivos roles, no todos pueden actuar en representación de toda la organización, una unidad funcional, o un grupo de trabajo, sea para comunicarse ante un público, tomar ciertas decisiones o realizar ciertos contratos o convenios. Por ello, la organización se comunica por medio de ciertos instrumentos y autoriza a algunas personas para hablar o declarar en nombre de ella o de una parte de ella. Y por ello mismo, se censura o castiga a aquella persona que dice algo en público que va en detrimento de la verdad, de la seguridad, de la lealtad, de la facultad, y de la personalidad de una entidad.
Miembros de una entidad.- Ya se mencionó que los miembros, en su calidad de empleados o contratistas de una organización, participan de y en una organización siendo parte y desempeñando una función acorde a la o a las posiciones que ocupan en la estructura formal; y también, en la estructura informal de la misma. Los empleados y todos los actores miembros de una entidad, participan de la misma y en la misma porque hacen la parte que les corresponde, lo que les hace parte del esfuerzo y compromiso común que requiere cada organización. Si bien, la esfera de su facultad para tomar decisiones es más reducida y menos abierta que la de otros, por ejemplo, la de aquellos que son responsables por la actividad y el desempeño de varias personas en una unidad administrativa, en un programa, o en un proyecto en ejecución.
La estructura formal de una organización establece niveles jerárquicos, flujos de trabajo y comunicación, y crea compartimientos de poder y de funciones. Cada compartimiento suele tener una figura y posición de autoridad formal, quien –en lo que se refiere al asunto de la participación- tiene la obligación de hacer participar a los subalternos mediante el cumplimiento de sus respectivas tareas, y debe tener la capacidad de posibilitar la participación de los empleados mediante la creación de innovación, ideas y soluciones. Además, entre las atribuciones de un jefe de unidad, está la de efectuar un monitoreo y evaluación constantes del desempeño de su unidad, y la de transmitir y trasladar la contribución de cada uno de los empleados que tiene a su cargo o trabajan con él o ella (según desde donde se mire) al tanque de conocimiento corporativo, de buenas prácticas y al acervo de políticas institucionales. En cualquier unidad administrativa, el trabajo que se realiza siempre es tarea y responsabilidad de equipo, en donde no sólo cada quien hace su parte, sino que también hace aquello que no es posible hacer individualmente, porque éso no es un todo que se puede desarmar y partir, sino un compuesto integrado y orgánico.
Un papel importante en toda esta estructura de poder, participación y representación, lo desempeñan la oficinas o unidades organizacionales de comunicación y relaciones públicas por un lado; y por otro, todas aquellas otras personas y equipos que, gracias a la labor que ejecutan como trabajadores del conocimiento, contribuyen a la creación y diseminación de conocimiento dentro y fuera de la organización. Las primeras son importantes porque una de sus funciones es la transmisión en diferentes direcciones de contenidos que pueden incidir en los procesos de participación organizacional y por ende la consecución de sus fines; y también, mediante la elaboración de diagnósticos, investigaciones y el diseño de planes de comunicación interna recoger ciertas expectativas y necesidades que pueden contribuir, comunicacional y operativamente, a que los miembros participen más en la cultura de las empresas y en la interiorización de sus políticas; así como integrar los conocimientos corporativos a diferentes clases de repositorios documentales, bases de conocimiento, sistemas de intercambio y flujos de trabajo, con lo cual también se efectúan procesos de participación y cooperación.
Miembros de un grupo directivo.- En las organizaciones más complejas o de mayor tamaño siempre existen diversos grupos que toman decisiones colegiadas, colectivas o consensuadas acerca de tales organizaciones, sus procedimientos, y acerca de asuntos particulares que atañen al resto de los miembros o empleados de la misma organización, o con respecto a grupos de beneficiarios o de públicos externos a ella. Estos grupos adoptan típicamente la figura de una junta directiva, junta de directores, concejo superior, o junta de jefes o de líderes. Se dice de tales grupos que son directivos, porque toman decisiones que afectan y guían a toda la organización, y además sus disposiciones son órdenes o reglas que los demás deben acatar y seguir. Sus decisiones se basan o se deben basar en informes y reportes que reciben de otros líderes, empleados de apoyo clave, trabajadores del conocimiento, asesores y consultores internos o externos, o de propuestas de asociaciones de empleados o sindicatos de trabajadores; y por eso vienen a ser importantes si se habla de la participación dentro de las instituciones de cualquier tipo: porque pueden hacer posible y efectiva tal participación al recoger, transmitir y realizar las expectativas y necesidades de otros. La información que manejan y les sirve de apoyo para tomar las decisiones y los acuerdos que toman, proviene de fuentes internas tanto como de algunas externas a la organización, y tal información puede referirse tanto a la organización, como a su sector o a algún aspecto del entorno en general.
Ahora, es preciso mencionar algo acerca de los miembros de estas instancias. Las personas que componen los grupos directivos provienen de tres bases: uno, debido al puesto o posición de mando que ocupan en una organización de cualquier clase, y según el grado y alcance de responsabilidad que tienen, se ven en la obligación de pertenecer a tales; dos, cuando cada miembro es elegido o admitido, uno a uno, después de un proceso de selección normado y consensuado, ya sea para aumentar una silla en la junta o para relevar a un miembro saliente de la misma; y tres, cuando la instancia se instala para una finalidad concreta y probablemente temporal, y entonces el grupo de miembros son electos en grupo, conforme a los criterios y desde los conjuntos o sectores con liderazgo, que la circunstancia exija. De cualquier manera, la participación dentro de una junta directiva será efectiva y legítima si se siguen todos los procedimientos necesarios que sirven para garantizar aquella durante los procesos y negociaciones que involucra llegar a un acuerdo, a una decisión colectiva cuyas consecuencias afectarán de un modo u otro a muchas personas.
Miembros de un grupo asesor o consultor.- Una instancia diferente de la anterior, en su naturaleza y funciones, son los grupos de asesores o consultores cuyo trabajo consiste en asistir a una persona o un grupo, una empresa o un programa específicos. Los asesores o consultores, normalmente, son agentes externos a las organizaciones, y se les contrata para indagar, observar, investigar, o analizar la situación presente, los antecedentes a tal situación, y hacer diagnósticos o análisis, presentar recomendaciones o proponer cambios o remedios, así como sugerir prospectivas y estrategias para el futuro. Tales personas regularmente se dedican a eso, como personas y profesionales independientes, o agrupados bajo una denominación corporativa. Se les contrata directamente basándose en su prestigio y por la presencia que han logrado gracias a la publicidad, o a la publicity en diversos medios. O también por medio de su participación como oferentes en proceso de licitación privada o pública, mediante invitación o por competencia en oposiciones. Su vinculación con la noción y actividad de la participación consiste en el hecho de que durante el ejercicio de su actividad como consultores para una organización, deben tomar en cuenta las necesidades y expectativas, visiones y opiniones, tanto de sus clientes y representantes de los mismos, como de los empleados de las organizaciones en las que se encuentren operando, especialmente de aquellos que les sirven como contrapartes e informantes; ya que sus diagnósticos, apreciaciones, comentarios, valoraciones y recomendaciones les afectarán de una manera u otra. Su dictamen representa o debe representar la integración –y no la simple sumatoria- de consultas, observaciones, evaluaciones recogidas en el proceso, en conjunto con los respectivos análisis e interpretación, que cada uno de los miembros del equipo de trabajo elabora siguiendo tanto sus criterios técnicos y como su enfoque predilecto, a los que se debe agregar las expectativas del cliente, usuarios y miembros a los que se ha hecho participar en un proceso de consultoría.
Por otra parte, dentro del mismo grupo o equipo de trabajo, aparece también la participación y puede llegar a desempeñar un papel sinergético. Ello porque tal grupo constituye una comunidad de práctica o un grupo de interés, en el cual se deben integrar y coordinar un conjunto de competencias, habilidades, formaciones, perspectivas, así como experiencias de trabajo, de vivencia, de diversión y de afrontación de conflictos, que sumadas, constituyen un capital humano e intelectual en un nivel superior al potencial individual, que solo mediante los actos de expresar, conversar, discutir, criticar, negociar y conceder se puede alcanzar y consolidar. Solo al compartir e integrar las experiencias y los diversos enfoques desde distintas profesiones y formaciones teóricas y académicas se logra contribuir con una opinión autorizada y una recomendación confiable.
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