Sobre la participación y representación: en la sociedad y las organizaciones 9
Francisco Martínez Alas (2011)
C)Consultar a los miembros: Tal como decía en el apartado anterior, en situaciones y circunstancias específicas se hace necesario consultar a todos o la mayoría de los miembros de una organización directamente, no solo para recabar informaciones, sino también para alcanzar consensos.
¿Qué se consulta?.- La primera cuestión que surge cuando se habla de consultar a otros antes de tomar una decisión, implantar una disposición o establecer una política, es sobre qué es lo que se puede y conviene consultar y lo que no.
A partir de tal cuestión, entonces, se derivan dos consideraciones importantes. La primera de ellas se refiere a que debe darse por sentado que no todo se puede someter a consulta, o que hay decisiones para las que efectuar una consulta sería ineficaz e inneceseria, y con seguridad una pérdida de tiempo y un desperdicio de recursos. Para determinar si amerita hacer una consulta al interior de la organización, se debe partir, en primer lugar, de analizar si el proceso de consulta debe contar la participación de todos o de la mayoría calificada de miembros o empleados; o solo de los de un cierto nivel profesional o de autoridad en la jerarquía administrativa; o solo de quienes desempeñan una labor o realizan una actividad específica; o sino, exclusivamente con los pertenecientes a una o a algunas oficinas o unidades.
A continuación, se debe evaluar y valorar el objeto de la consulta. Los objetos típicos de una consulta al interior de una entidad tienen que ver con el hecho de realizar un cambio que afecta a la organización, algunos procesos, o una situación general o particular de los empleados o miembros de la misma; o, al contrario, de continuar medidas o políticas, condiciones de trabajo, estructuras, procedimientos y restricciones que se supone o se aprecia han sido efectivas y no se quieren desechar, o siguen siendo necesarias. Una vez determinado y evaluado el objeto de la consulta, es preciso conocer a qué tipo de decisión corresponde y mensurar lo que se persigue alcanzar con ella y mediante la consulta.
Se puede afirmar, que existen tres tipos básicos de decisiones en una organización: a) Las decisiones basadas en criterios y principios técnicos y científicos, aquellas que obedecen a razones necesarias, es decir, que las reglas y argumentos que las sustentan tienen que ver el comportamiento de la materia y la naturaleza de las cosas, con el funcionamiento correcto de las máquinas y la tecnología, con las constricciones y restricciones ineludibles, o con el saber hacer del especialista o experto; b) decisiones estratégicas, que responden a circunstancias contingentes (y hasta emergentes), consisten en planes, diseños y objetivos, y son el resultado del análisis, diagnóstico, evaluación, de factores y capacidades, de relaciones y entornos, y que si bien se llega a la conclusión de que son decisiones convenientes, están íntimamente relacionadas con la experiencia, voluntad, intuición e imaginación de los decisores y expertos que las toman; y c) decisiones operativas, que son las que se hacen y ejecutan por conveniencia de acuerdo con las rutinas funcionales y operativas que cada posición laboral exige, con la finalidad de lograr la eficacia y eficiencia de manera continua, el uso óptimo del tiempo y de los recursos de todo tipo, y son la consecuencia de un proceso de aprendizaje personal, organizacional y social en el que intervienen diversos factores y motivaciones.
Una organización tiene que jugar con las expectativas, necesidades, actitudes y voluntades de todos los actores, y con las oportunidades y constricciones de los factores internos y externos concomitantes, y en todo ello conjugar y concurir los tres tipos de decisiones, y según el enfoque de los decisores y la naturaleza del problema, la operación o los objetivos perseguidos en cada fase, proyecto, actividad o acontecimiento de la organización. Entonces, es útil preguntarse: ¿En cuáles decisiones la participación mediante una consulta general, realizada entre todos o la mayoría de los miembros de una organización, sí tiene valor, o resulta conveniente? En mi opinión, únicamente en las situaciones que requieren el concurso (y no necesariamente el consenso) e integración de opiniones y criterios técnicos pertinentes y relevantes, la retroalimentación de posibles impactos en el trabajo y en las vidas de los miembros (pero no tanto de sus meras voluntades), la investigación y el análisis de las circunstancias, y se debe discernir acerca de asuntos estratégicos que afectan o pueden afectar a todos los actores internos y externos a las organizaciones, desde los socios y empleados, hasta los clientes y proveedores, el medio ambiente, y la sociedad en general.
Una decisión tomada a privilegiadamente a favor de uno de los actores y en ventaja de solo uno de los factores, redundará negativamente en el desempeño de la organización y sus miembros, la elaboración de los productos y la prestación de servicios, y el clima de labores de la institución, y además será fuente de conflictos posteriores. Es por ello que se debe incorporar la dimensión de la participación y representación en el análisis y diagnóstico, diseño y planeación, discusión y negociación, decisión y evaluación dentro de la organización.
Del otro lado de la consulta, están las respuestas, opiniones y expectativas manifestadas por los consultados. Existen diversos factores que afectan la respuesta de las personas a la consulta que se les hace; entre ellas están las razones y motivaciones políticas, ideológicas o emotivas. No hay que olvidar que la respuesta de alguien en el momento mismo de la consulta será influenciada y modificada por sus circunstancias propias y por las circunstancias del entorno y la organización, tanto pasadas (y recordadas) como las presentes (y percibidas y no siempre comprendidas), y que la respuesta formulada o la posición expresada en un cierto momento, puede modificarse y hasta contraponerse después. Por ello, en cualquier proceso de consulta, además de obtener el sí o el no hacia algo, se debería preguntar el porqué, es decir, las razones en las cuales se basa su opción.
Lo ideal, es intentar obtener de todos o de la mayoría de los participantes en una consulta, una respuesta franca y sensata, así como razonada y explicada brevemente, ya sea que la persona consultada responda basándose en sus convicciones profundas, siguiendo tradiciones arraigadas, o mediante una argumentación que viene a ser el resultado de un sesudo proceso de investigación y reflexión. Pero, de cualquier manera, debe quedar constancia de qué es lo que motiva y fundamenta la respuesta y la aprobación o negación otorgada por la persona participante.
